Kostnadskalkyl för samlade telekomavtal

Vad kalkylen för samlade telekomavtal ska svara på

Kalkylen jämför totalkostnaden för mobil, fast internet och fast telefoni när tjänsterna samlas i ett eller flera avtal. Den ska ge underlag för fyra beslut: omförhandla eller upphandla på nytt, välja mellan abonnemang per användare och poolad surf, fördela kostnad per användare eller avdelning samt fastställa månads- och årskostnad i budget. Enligt guiden på nymobil.se tecknas ett företagsabonnemang i företagets namn med villkor för affärsbehov; det kan omfatta flera användare, delad surf, enhetshantering, prioriterad kundtjänst och avtal för större volymer. Kalkylen måste därför rymma abonnemangspriser, företagsfunktioner, support och administration.

Kalkylen bör spegla de tjänsteslag som rapporten Svensk telekommarknad 2024 beskriver: mobila samtals- och datatjänster samt fasta internettjänster. För varje tjänst ska kalkylen visa om kostnaden är bunden till avtalet eller följer användningen, eftersom det avgör hur känslig totalkostnaden är för personalförändringar och roaming.

Inventera tjänster, användare och avtalsvillkor

Börja med en användarlista: antal användare, roller, om de behöver mobil, fast telefon eller båda, och hur mycket surf och samtal de faktiskt förbrukar. nymobil.se tar upp behovskartläggning: vilka användarna är, hur mycket surf som behövs och vilka funktioner som krävs. Ta också med resande, hemmakontor och behov av växelintegration, VPN och nummerpresentation, eftersom det påverkar valet av abonnemang.

Samla avtalen och fakturorna: abonnemangstyper, antal SIM-kort, bindningstider, uppsägningstider och nuvarande kostnader. Kontrollera särskilt bindningstid och uppsägningsvillkor, och om bindningen ger flexibilitet vid personalförändringar och uppgraderingar. Ta fram fakturor över en period som visar variation, till exempel 12 månader, så att rörlig debitering, roaming och övertrafik syns.

Dokumentera enheter och tjänster: telefoner, surfplattor, routrar, växlar och eventuell MDM-lösning. Inventeringen ska visa vilka enheter som ägs av företaget och vilka som är anställdas egna, samt vilka administrativa verktyg som används för att hantera dem.

Steg-för-steg: Inventering och kalkylering av telekomavtal

Dela upp kostnaderna i fasta, rörliga och engångskostnader

Fasta kostnader: månadsavgift per abonnemang eller SIM-kort, fast internet, fast telefoni, växelintegration, MDM-licens, supportavtal och SLA. Företagsfunktioner som nummerpresentation, växelintegration, VPN och MDM kan ligga i månadsavgiften eller debiteras separat.

Rörliga kostnader: samtal och SMS utanför paketet, surf över avtalad mängd eller pott, roaming, prioriterad trafik och molnbaserade kommunikationsverktyg. Rörlig debitering ska mätas per användare eller per pool, annars syns inte vilken del av kostnaden som styrs av beteende.

Engångskostnader och administration: startavgifter, SIM-kort, installation, nummerportning, enhetsinköp, konfiguration och utbildning. Lägg också in intern administration för beställningar, attest, support och avtalshantering.

Räkna per användare och med poolad surf

Abonnemang per användare ger varje anställd egen surfmängd och samtalsvolym. nymobil.se beskriver att det passar företag som vill ha tydlig kostnad per person och skräddarsydda lösningar per roll. Total kostnad är summan av varje användares abonnemangspris plus fasta avgifter. Nackdelen är att lågförbrukare betalar för outnyttjad surf medan högförbrukare kan behöva dyrare nivå.

Poolad surf innebär att flera användare delar en gemensam surfpott. nymobil.se anger att det ofta blir mer kostnadseffektivt i organisationer där användningen varierar mellan medarbetare. Total kostnad är antal SIM × fast avgift plus eventuell kostnad om potten överskrids. Kontrollera vad som händer vid övertrafik: extra debitering, sänkt hastighet eller möjlighet att fylla på potten.

Räkna båda modellerna med samma användardata. Om några få användare står för stor del av surfen kan pool jämna ut kostnaden; om varje roll har stabilt behov kan abonnemang per användare ge tydligare kostnadsstyrning.

Kostnadsjämförelse: Abonnemang per användare vs. Poolad surf

Fördelar och nackdelar med poolad surf

Sätt pris per abonnemang och räkna fram månadskostnad

Använd konkreta prisnivåer från leverantörerna. Telia beskriver 15 GB som sitt minsta abonnemang för begränsade behov. Telness anger obegränsad surf för 299 kr/mån, 5G i Telias nät och fria samtal och SMS enligt leverantörens villkor, och marknadsför abonnemanget utan bindningstid. Priset för en begränsad nivå som 15 GB måste hämtas från aktuell offert, eftersom det inte framgår av underlaget.

Räkna fram månadskostnaden för hela verksamheten. Med 25 användare på obegränsad surf för 299 kr/mån blir mobilkostnaden 25 × 299 = 7 475 kr/mån, vilket ger 7 475 × 12 = 89 700 kr/år och 299 kr per användare och månad. En blandning kan räknas som 15 begränsade abonnemang till pris X plus 10 obegränsade à 299 kr = 15X + 2 990 kr/mån.

Lägg till fasta avgifter och engångskostnader. Formeln blir: total månadskostnad = (antal användare × pris per abonnemang) + fasta avgifter för internet, telefoni, växel, MDM och SLA + rörliga kostnader + engångskostnader/avtalstid. Årskostnaden är månadskostnaden × 12. Ränta eller intern kapitalkostnad behöver bara läggas in om kalkylen används för investeringsbeslut.

Totalkostnad per år vid olika modeller

• Kostnad per användare (månad) — 299 kr

Beräkna samordningsvinster och administrationsbesparing

Samlad fakturering och färre avtal minskar administrationen. nymobil.se nämner samlad fakturering och enklare redovisning, möjlighet att ge anställda telefoner och paket med rätt nivå, stöd för växelintegration, VPN och MDM samt prioriterad support. Att samla mobil, fast internet och fast telefoni i ett avtal kan ge en faktura, ett attestflöde och en avtalspart i stället för flera.

Nymobil.se nämner avtal för större volymer. Rabatten kan ligga på månadsavgiften, på tillval eller på engångskostnader. Räkna rabatten mot totalkostnaden, inte bara mot mobilabonnemanget.

Beräkna administrationsbesparingen i timmar. Lista uppgifter som avtalshantering, attest, beställning av SIM-kort, supportärenden och hantering av personalförändringar. Multiplicera antalet timmar per månad med intern timkostnad.

Kostnad för tillval, säkerhet och support

MDM, kryptering och fjärrlåsning är säkerhetskostnader. nymobil.se nämner MDM, regelbundna säkerhetsuppdateringar och mobil policy för lösenord och kryptering. Kostnaden kan vara per enhet och månad, per användare eller en engångsavgift för uppsättning. Kräv att MDM kan fjärrlåsa enheter och att säkerhetsuppdateringar ingår.

Nymobil.se lyfter prioriterad kundtjänst och frågor om support och SLA: hur snabbt måste problem lösas och vilken kundtjänstnivå behövs. Ett SLA kan omfatta svarstider, felavhjälpning och kompensation. Kostnaden kan vara fast månadsavgift eller debiteras per incident.

Roaming och molnkommunikation är tillval. nymobil.se nämner extra roaming, prioriterad trafik och molnbaserade kommunikationsverktyg som flexibla tillval. Räkna med roaming per land, per dag eller per GB, och kontrollera om tillvalet ingår i abonnemanget eller debiteras när det används. Växelintegration, nummerpresentation och VPN är andra funktioner som kan kosta per användare eller per växel.

Skatte- och förmånsaspekter vid tjänstetelefoner

Företagsbetalda abonnemang kan ge skatte- och redovisningsmässiga fördelar. nymobil.se anger att företagsabonnemang kan ge skattemässiga fördelar om företaget står för abonnemangskostnader för tjänstetelefoner. Samtidigt krävs tydliga policys för privat användning för att undvika förmånsbeskattning.

Policyn bör ange vad som får användas privat, vem som betalar extra surf och roaming, och hur medarbetaren rapporterar privat användning. nymobil.se pekar på administrativa verktyg och skattemässiga aspekter vid företagsabonnemang. Utan policy blir det svårt att skilja tjänsteanvändning från privat användning i efterhand.

Känslighetsanalys vid personal- och behovsförändringar

Testa totalkostnaden vid personalförändringar. Med 299 kr/mån för obegränsad surf ökar kostnaden med 1 495 kr/mån om fem användare tillkommer och med 2 990 kr/mån om tio tillkommer. Om en användare slutar minskar kostnaden inte automatiskt. nymobil.se betonar flexibilitet vid personalförändringar och uppgraderingar.

Ändrade surfbehov påverkar valet mellan begränsad och obegränsad nivå, och mellan individuell och poolad surf. Räkna scenarier med 10, 20 och 30 procent högre förbrukning. Roaming ska räknas per resa eller per månad om verksamheten reser.

Jämför poolad och individuell surf i samma kalkyl. Känslighetsanalysen ska visa hur mycket den fasta respektive rörliga delen får öka innan det samlade avtalet blir dyrare än alternativet.

Kostnadsutveckling över tid – känslighetsanalys vid personalförändringar

• -5 anställda — Kostnaden minskar inte automatiskt

Sammanställ kalkylen som beslutsunderlag

Sammanställ total månads- och årskostnad. Lägg in mobil, fast internet, fast telefoni, MDM, SLA, växelintegration och roaming. Använd beräkningen i avsnittet om prisnivåer för mobilposten. Visa hur stor andel som är fast och hur stor andel som är rörlig, samt engångskostnader fördelade per månad.

Inför avtalsförhandlingen ger nymobil.se dessa förhandlingstips: begär volymrabatter och jämför flera leverantörer; kontrollera vilka tillval som verkligen behövs och undvik onödiga kostnader; se över avtalsvillkoren.

Kontrolllista före avtalsförhandling