Betalningslösningar för företag: avgifter, avtal och risk

Vad betalningslösningen kostar – och varför avgifterna skiljer sig

Sällan består en betalningslösning av bara en avgift. Beroende på upplägg kan kostnaden omfatta fast månads- eller kontoavgift, rörlig avgift per transaktion, avgifter för kort och terminaler, avgifter för återbetalningar eller reklamationer samt kostnader för integration och support. Vilka poster som faktiskt ingår skiftar mellan leverantörer och avtalsmodeller. Begär därför en fullständig prislista och räkna på företagets egen volym, kanaler och kundbeteende.

När det gäller kortbaserade betalningar har förmedlingsavgifter varit föremål för särskilt EU-arbete. I SOU 2016:53 beskrivs att en särskild utredare skulle lämna förslag till de ändringar i svensk lagstiftning som behövs för att komplettera reglerna med anledning av Europeiska kommissionens förslag KOM [2013] 550 till förordning om förmedlingsavgifter för kortbaserade betalningstransaktioner. Avgiftsnivåer och avgiftsstrukturer är alltså inte enbart en kommersiell fråga; de har också varit föremål för harmonisering genom regelverk.

Även avgifter för betalkonto har omfattats av EU-regler. I samma utredning nämns Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/92/EU om jämförbarhet för avgifter som avser betalkonto, byte av betalkonto och tillgång till betalkonto med grundläggande funktioner. Jämförbarhet är därmed central: en till synes låg avgift kan bli dyr om den inte täcker de funktioner företaget faktiskt använder.

Företaget behöver därför arbeta aktivt med jämförbarheten. Begär samma uppgifter från alla leverantörer, räkna på total kostnad för era verkliga betalflöden och kontrollera om avgiften är fast, rörlig eller paketerad, om den förändras vid volymförändringar och om uppsägning eller byte medför extra kostnader.

Avtalet med betaltjänstleverantören: information, villkor och byte

Innan avtal tecknas bör du kunna förvänta dig skriftlig information om pris, villkor, ansvar, uppsägning och hur tjänsten fungerar. Enligt SOU 2016:53 finns bestämmelser i betaltjänstlagen om informationskrav vid tillhandahållande av betaltjänster, vid sidan av regler om tillståndsplikt, genomförande av betaltjänster, tillsyn och ingripanden. Det ger något att ställa frågor mot, men ersätter inte att du själv läser avtalet.

Byte av betalkonto är ett område som särskilt lyfts i EU-arbetet. I SOU 2016:53 beskrivs att utredaren skulle föreslå lagändringar för att genomföra direktiv 2014/92/EU om jämförbarhet för avgifter som avser betalkonto, byte av betalkonto och tillgång till betalkonto med grundläggande funktioner. I praktiken kan ett byte för företaget omfatta autogiro, kortbetalningar, inbetalningar, utbetalningar och integrationer mot affärssystem.

Under avtalstiden gäller det att ha koll på vad som händer vid ändrade villkor. Fråga i förväg hur leverantören informerar om prisändringar, vilka uppsägningstider som gäller, om avtalet är bundet och vad som sker med historik och data vid ett byte. Eftersom jämförbarhet och byte är reglerade områden är det rimligt att leverantören kan visa hur frågorna hanteras i praktiken.

Vid ett byte: kartlägg alla betalflöden, lista avtal och integrationer, ta fram en övergångsplan och se till att kunder och leverantörer får rätt betalningsinformation i tid. Kontrollera också om den gamla leverantören tar ut kostnader även efter uppsägningen.

Avgifterna i bokföringen: skattepliktiga intäkter och avdragsgilla kostnader

Betalningar som företaget tar emot genom sin betalningslösning är en del av intäkterna. Enligt Skatteverket är betalning för varor och tjänster samt annan ersättning som en näringsidkare får skattepliktig intäkt i näringsverksamheten. Det gäller oavsett om betalningen sker kontant, via kort eller genom en annan betaltjänst; det är själva ersättningen för varan eller tjänsten som beskattas.

På kostnadssidan får du enligt Skatteverket avdrag för alla kostnader som behövs för att du ska kunna driva verksamheten. Avgifter för en betalningslösning som behövs i verksamheten är därför normalt en avdragsgill kostnad, medan privata kostnader eller kostnader som inte hör till verksamheten inte får dras av. Skatteverket påpekar att det finns gränsfall, så bokför avgifterna separat och dokumentera varför de behövs.

Om verksamheten räknas som näringsverksamhet påverkar det hur inkomster och kostnader hanteras. För fysiska personer måste tre villkor vara uppfyllda: självständighet, vinstsyfte och varaktighet. Verksamheten ska alltså drivas varaktigt, självständigt och i vinstsyfte. Är något villkor inte uppfyllt beskattas inkomsten i stället i ett annat inkomstslag, till exempel tjänst eller kapital. Verksamhet som bedrivs av en juridisk person, till exempel aktiebolag eller handelsbolag, beskattas däremot i princip alltid som näringsverksamhet.

I praktiken bör betalflödet hanteras i bokföringen med bruttobelopp för intäkter och separata kostnadsposter för betalningsavgifter. Avstämningar mot bank- och betaltjänstrapporter blir enklare om avgifterna inte blandas ihop med själva försäljningsintäkten.

Risk i betalflödet: obehöriga transaktioner och ansvarsfördelning

Ett företag som tar emot betalningar bär en vardagsrisk för obehöriga transaktioner med betalningsinstrument. I svensk rätt finns lagen (2010:738) om obehöriga transaktioner med betalningsinstrument, som enligt SOU 2016:53 innehåller bestämmelser på området. Betaltjänstlagen har samtidigt bestämmelser om genomförande av betaltjänster, tillsyn och ingripanden. Ansvarsfördelningen mellan företaget och leverantören måste därför läsas i både lag och avtal.

För att bedöma risken måste företaget veta vem som ansvarar för vad. Fråga leverantören: Vem står för förlusten vid en obehörig transaktion? Vilken autentisering krävs, och vad händer om den kringgås? Hur snabbt måste en obehörig transaktion rapporteras? Vilken utredning gör leverantören, och vilken dokumentation behöver företaget ta fram? Hur hanteras reklamationer och återkrav?

Ställ också frågor om terminaler, kort, inloggningar och behörigheter. Vem kan initiera betalningar? Hur ändras behörigheter? Finns tvåpersonskontroll? Vad gäller vid anställdas byte eller förlust av utrustning? Ansvarsfrågor är lättare att lösa innan en incident har inträffat än efteråt.

Inför rutiner för att upptäcka avvikelser, stäm av betalningar mot bokföringen och dokumentera incidenter. Om företaget inte kan svara på vem som bär risken i varje led bör avtalet kompletteras eller leverantören bytas ut.

Kontrollera leverantören innan du tecknar avtal

Att tillhandahålla betaltjänster är tillståndspliktigt enligt betaltjänstlagen. Enligt SOU 2016:53 innehåller lagen också bestämmelser om betalningsinstitut och registrerade betaltjänstleverantörer, deras rörelse, tillsyn och ingripanden. Innan avtal tecknas bör företaget därför kontrollera att leverantören har rätt tillstånd eller registrering för de tjänster som ska användas.

Kontrollen kan börja med att be leverantören visa sitt tillstånd eller sin registrering och förklara vilken tillsyn verksamheten står under. I SOU 2016:53 hänvisas till Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd (FFFS 2010:3) om betalningsinstitut och registrerade betaltjänstleverantörer. Eftersom regelverk och register kan ändras över tid bör uppgifterna verifieras mot en aktuell källa.

Fråga också om underleverantörer och partners. En betalningslösning kan bestå av flera led: terminal, inlösande bank, kortnätverk, molntjänst och integration. Ta reda på vem som ansvarar för vad, hur incidenter eskaleras och vad som händer om en underleverantör faller bort.

Bedöm seriositet och stabilitet utifrån avtal, support, säkerhetsrutiner, ekonomisk information och exitmöjligheter. Be om referenser från liknande företag och läs villkoren för uppsägning och datautlämning innan ni binder er.

Betalmarknaden i rörelse – vad det betyder för ditt val

Betalmarknaden förändras. Den 15 december 2022 publicerade Riksbanken en betalningsrapport som beskriver och analyserar utvecklingen på massbetalningsmarknaden. För ett företag är poängen inte att följa varje detalj, utan att förstå att utbud, priser och tekniska lösningar kan skifta över tid.

Även arbetet inom EU/EES påverkar spelreglerna. SOU 2016:53 beskriver ett arbete med betaltjänster, förmedlingsavgifter och grundläggande betalkonton, kopplat till bland annat betaltjänstdirektivet, förslaget KOM [2013] 550 om förmedlingsavgifter för kortbaserade transaktioner och direktiv 2014/92/EU om jämförbarhet, byte och grundläggande betalkonton. Det visar att betalområdet är regelstyrt och att harmonisering kan få effekt på avtal och avgifter.

För företagets val innebär förändringstakten att avtal och avgifter bör ses över med jämna mellanrum, inte bara när de tecknas. En praktisk rutin är att gå igenom betalningskostnaderna årligen, och extra när leverantören aviserar ändrade villkor, när volymerna förändras eller när nya betalsätt blir vanliga hos kunderna.

Jämför alltid utifrån total kostnad för era faktiska betalflöden och väg in risk, support och byte i beslutet. På en marknad i rörelse är ett bra avtal inte det billigaste i stunden, utan det som håller över tid och går att lämna utan onödiga kostnader.