Konsult- och byråtjänster: så bygger du en upphandling

Börja med behovet och tjänstens omfattning

Innan du skriver ett enda krav eller frågar efter timpris måste du veta vad konsulten eller byrån ska uppnå. Beskriv problemet som ska lösas, vilken kompetens som saknas internt och vad som händer om insatsen inte genomförs. En tydlig problembild gör det lättare att avgöra om du behöver löpande rådgivning under lång tid eller en avgränsad utredning.

Ange vilka leveranser som ska ingå: utredningar, analyser, rapporter, workshoppar, framtagande av styrdokument, implementeringsstöd eller löpande rådgivning. Beskriv också rollerna – uppdragsansvarig, senior specialist, analytiker och projektledare – och om vissa personer ska namnges och avsätta en viss andel av sin tid. En precis bemanningsbeskrivning gör det lättare att jämföra anbud som annars bara skiljer sig åt i timpris.

Bestäm avtalets längd, eventuella optioner och en uppskattad volym eller ett takvärde för avropen. Ska uppdraget kunskapsöverföras till den egna organisationen vid avslut, och i så fall i vilken form? Här hör även geografisk omfattning, språk, sekretessnivå och arbetssätt hemma, eftersom de blir svåra att ändra senare utan att ändra hela upphandlingen.

För offentliga köpare är behovsanalysen dessutom en styrkefråga: offentlig upphandling ska säkerställa att organisationer inom offentlig sektor öppnar upp sina inköp för konkurrens, så att skattemedel används så effektivt som möjligt, enligt Upphandlingsmyndigheten. En upphandlande organisation kan inte vända sig direkt till en tidigare leverantör eller någon man hört gott om, vilket gör den skriftliga behovsbeskrivningen till grunden för både kravställning och utvärdering.

Steg-för-steg: bygg en upphandling av konsulttjänster

Välj form efter värde och komplexitet

Formen för upphandlingen bör spegla avtalets värde och risk. Upphandlingsmyndigheten beskriver att mindre affärer – direktupphandlingar – liknar ett inköp i privat sektor mer än större affärer, medan fler regler i upphandlingslagarna gäller när värdet ökar. Direktupphandling har en egen reglering i 19 a kapitlet i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.

För större värden, där det finns en skyldighet att annonsera, får allmänheten ökad insyn i vad som köps och hur skattemedel används, enligt Upphandlingsmyndigheten. Tröskelvärdena regleras i 5 kapitlet i LOU och kompletteras av tillkännagivandet (2020:8) om tröskelvärden vid offentlig upphandling. Vilka upphandlingsförfaranden som står till buds framgår av 6 kapitlet.

När behovet av konsult- eller byråtjänster är återkommande kan ett ramavtal vara ett effektivt grepp. Ramavtal, inköpscentraler och annan samordnad upphandling regleras i 7 kapitlet i LOU. Ett ramavtal låser upp villkor och leverantörskrets, medan de enskilda avropen görs löpande – antingen genom rangordning eller genom att de som omfattas får lämna anbud på det specifika uppdraget. Beskriv i förväg hur avrop ska gå till, så att konkurrensen upprätthålls över tid.

Vilket regelverk som gäller beror på verksamheten. Upphandlingsmyndigheten listar bland annat lagen om offentlig upphandling (SFS 2016:1145), lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (SFS 2016:1146), lagen om upphandling av koncessioner (SFS 2016:1147) och lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (SFS 2011:1029), samt upphandlingsförordningen SFS 2016:1162. Vissa tjänster – annonspliktiga upphandlingar under tröskelvärdena och tjänster enligt bilaga 2 – har dessutom en egen ordning i 19 kapitlet i LOU.

Upphandlingsformer beroende på avtalets värde

• Ramavtal — Återkommande behov – effektiv samordning över tid

Ställ krav på kompetens, kapacitet och kvalitet

Skilj på kvalificering och tilldelningskriterier. Kvalificeringen regleras i 14 kapitlet i LOU och avgör vilka leverantörer som får lämna anbud; uteslutning av leverantörer hanteras i 13 kapitlet. Kraven i kvalificeringen ska vara proportionerliga och prövbara, annars blir de svåra att tillämpa och lätta att ifrågasätta.

Ställ krav som gör anbuden jämförbara. Exempel att arbeta med: antal år i branschen, dokumenterade referensuppdrag av liknande karaktär och storlek, tillgång till namngiven nyckelkompetens, rutiner för att byta ut personal under avtalstiden, kapacitet att hantera parallella uppdrag samt rutiner för kvalitetssäkring och dokumentation. Be om referenspersoner och om CV för de personer som faktiskt ska utföra arbetet – inte bara för säljteamet.

Krav på kvalitetsledningssystem är vanliga, och frågan om en upphandling får innehålla krav på att leverantören ska bifoga ett godkänt intyg om tredjepartscertifiering av kvalitet, till exempel ISO 9001, har ställts till Upphandlingsmyndighetens frågeportal. Utforma sådana krav kring vad systemet ska säkerställa – systematisk uppföljning, avvikelsehantering, kompetensstyrning – snarare än kring ett enskilt certifikats utseende.

Var noggrann med hänvisningar. När en myndighet väljer att hänvisa till en standard ska den enligt SIS följas av formuleringen "eller likvärdig". Samma logik bör gälla certifieringskrav: ange att likvärdig dokumenterad kvalitetsstyrning kan godtas, så att kravet inte stänger ute leverantörer i onödan.

Använd standarder för att göra kraven konkreta

Standarder kan omsätta kvalitetsambitioner till krav som både beställare och leverantör förstår på samma sätt. Enligt Svenska institutet för standarder (SIS) effektiviserar standarder inköp och upphandlingar och bidrar till ett strukturerat och enhetligt arbetssätt, samtidigt som kraven blir tydligare för båda parter. SIS påpekar också att kraven måste vara tydliga vid upphandling enligt LOU.

I offentlig upphandling är det alltid möjligt att hänvisa till standarder, och om de tekniska specifikationerna inte anges som prestanda- eller funktionskrav ska de hänvisa till standarder och bedömningar. Kapitel 9 §§ 3–5 i LOU behandlar hur kraven i en offentlig upphandling ska utformas, enligt SIS. Vid hänvisning ska svensk standard som stämmer överens med europeisk standard prioriteras först.

För kundnöjdhet och klagomålshantering finns standardserien SS-ISO 10001–10005, vars röda tråd enligt SIS är hur man bäst uppnår kundtillfredsställelse: mäta, följa upp och förbättra. SS-ISO 10001 handlar om etisk kod, SS-ISO 10002 om behandling av klagomål inom organisationer, SS-ISO 10003 om extern lösning av tvist och SS-ISO 10004 om övervakning och mätning av kundnöjdhet; serien omfattar även SS-ISO 10005:2018. Standardserien är enligt SIS projektledare Tina Bohlin ett stöd till ett kvalitetsledningssystem uppbyggt enligt ISO 9001, men kan användas av alla organisationer: "Vägledningsstandarderna bidrar till att skapa systematik i arbetet."

För själva upphandlingsprocessen finns vägledande standarder som SS-ISO 20400, SS-EN 17687 och SS-EN 17429. SS-EN 17687 behandlar integritet och ansvarighet i offentlig upphandling, publicerades i augusti 2022 och har enligt SIS till syfte att stärka trovärdigheten och förtroendet för den offentliga affären och att säkerställa ett korrekt genomförande av avtal och åtaganden. SIS lyfter också fram SIS Upphandlingsstöd som ett enkelt sätt att referera till standarder i upphandlingsdokumenten.

Relevanta standarder för konsult- och byråtjänster

Väg kvalitet mot pris – inte bara timpris

Utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt regleras i 16 kapitlet i LOU. Utvärderingsmodellen ska spegla uppdragets syfte: handlar det om avancerad specialistkompetens under hög risk bör kompetens och genomförande väga tungt, medan ett enklare och standardiserat uppdrag kan lägga större vikt vid pris.

Bryt ner kvalitet i prövbara delar. Under kompetens kan du bedöma nyckelpersonernas erfarenhet, metodval och relevanta referensuppdrag. Under genomförande kan du bedöma bemanning och tillgänglighet, tidplan, arbetssätt, kvalitetssäkring och hur byrån hanterar byte av personal eller förändrade förutsättningar. Poängsättningen bör vara skriftlig och känd i förväg.

Hållbarhet kan vägas in när det är relevant för uppdraget. Upphandlingsmyndigheten framhåller att offentlig upphandling strategiskt kan driva utvecklingen mot ett mer hållbart samhälle genom att efterfråga socialt och miljömässigt hållbara produkter och tjänster och genom att använda leverantörers innovationsförmåga; regeringen har tagit fram en nationell upphandlingsstrategi. För konsulttjänster kan det handla om resursanvändning, resesätt eller hur kunskapsöverföring säkras – men bara om kriteriet faktiskt går att följa upp.

Priset bör jämföras som kostnad för hela uppdraget, inte som enskilt timpris. Bestäm i förväg vilka prismodeller som får lämnas – fast pris, löpande räkning med tak, eller en kombination – och vilka kostnader som får tillkomma utöver arbetstid. Viktningsmodellen måste vara känd och dokumenterad så att anbuden kan jämföras på samma grunder.

Bygg in uppföljning i avtalet

Fullgörande av kontrakt behandlas i 17 kapitlet i LOU. I avtalet bör du reglera vilka leveranser som ska lämnas, i vilken form och vid vilka tidpunkter, samt hur avrop eller tilläggsbeställningar får göras. Reglera också sekretess, hantering av personuppgifter, rättigheter till framtaget material och hur kunskapsöverföring till den egna organisationen ska säkerställas.

Lägg särskild omsorg på ändringar och avslut. Beskriv vad som gäller vid försenad eller bristfällig leverans, hur tvister hanteras i första hand och hur avtalet avslutas eller förlängs. Om nyckelpersoner byts ut bör avtalet ange hur det ska ske och vad det innebär för bemanning och pris.

Följ upp nöjdhet och klagomål systematiskt i stället för att förlita dig på intryck. ISO 9001 ställer krav på att bland annat kundtillfredsställelse ska mätas, och SS-ISO 10001–10005 ger vägledning om hur mätningarna kan genomföras: SS-ISO 10004 visar metoder för att övervaka och mäta kundnöjdhet, från webbaserade enkäter till djupintervjuer och diskussionsgrupper, medan SS-ISO 10002 hjälper till att utforma en klagomålsprocess och SS-ISO 10003 hanterar tvister som inte löses i den ordinarie klagomålshanteringen. SS-ISO 10001 ger stöd för en etisk kod gentemot kunder och andra intressenter.

Knyt uppföljningen till avtalet: bestäm vilka möten som ska hållas, vilka mätetal som ska rapporteras och vad som händer om nivåerna inte nås. Dokumentera varje uppföljning så att både beställare och leverantör kan se vad som beslutats och varför.

Säkra dokumentation och transparens

Kommunikation, information till leverantörer och dokumentation hanteras i 12 kapitlet i LOU. Dokumentationen ska göra det möjligt att i efterhand förstå varför en viss leverantör valdes och varför andra inte gjorde det. Det gäller både den egna granskningen och en eventuell extern prövning.

Som ett minimum bör du kunna visa behovsanalys, kravspecifikation, utvärderingsmodell med vikter, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut, det tecknade avtalet och planen för uppföljning. För offentliga köpare tillkommer att det vid upphandlingar till större värden, där annonseringsskyldighet gäller, blir lättare för allmänheten att kontrollera att inköpen sker på affärsmässiga grunder och inte personliga, enligt Upphandlingsmyndigheten.

Standarder är ett stöd även här. Enligt SIS blir upphandlingen tydlig, effektiv och transparent när leverantörer använder och certifierar sig enligt standarder och beställare ställer krav på efterlevnad, och när kravställningen utgår från standarder blir inköpsprocessen enklare, tydligare och mer transparent för alla parter. Det är en beskrivning som också fungerar som riktmärke för den egna dokumentationen.

Räkna med att upphandlingen kan granskas i efterhand. Avtalsspärr, överprövning och skadestånd regleras i 20 kapitlet i LOU, och tillsyn och upphandlingsskadeavgift i 21 kapitlet. Det innebär att beslut, överväganden och kontakter med leverantörer bör dokumenteras löpande – inte rekonstrueras när någon ställer frågor.